Warum du deine E-Mails nicht ständig checken solltest – und stattdessen nur zweimal am Tag einen Blick in die Inbox werfen solltest

In einer Welt, in der Kommunikation schneller und leichter zugänglich wird, scheint es fast unmöglich, der Versuchung zu widerstehen, ständig die E-Mails zu checken. Immer wieder ein kurzer Blick auf die Inbox, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges entgangen ist – aber was, wenn gerade dieser Reflex unsere Produktivität sabotiert? Hier sind einige überzeugende Gründe, warum es sinnvoller ist, deine E-Mails nur zweimal am Tag zu überprüfen, anstatt ständig darauf zu schielen.

1. Ablenkung vermeiden und Fokus behalten

Ständige E-Mail-Checks unterbrechen den natürlichen Arbeitsfluss. Jedes Mal, wenn du eine neue Nachricht öffnest, verlierst du wertvolle Zeit, die du für die Konzentration auf wichtige Aufgaben genutzt hättest. Studien zeigen, dass es durchschnittlich 23 Minuten dauert, um nach einer Ablenkung wieder in den „Flow“ zu kommen. Wenn du dich also mehrmals am Tag von einer E-Mail unterbrechen lässt, summieren sich diese Zeitverluste schnell.

Beispiel: Du bist mitten in einem wichtigen Projekt und bekommst eine E-Mail. Vielleicht ist sie nicht einmal besonders dringlich, aber schon der Impuls, sie sofort zu öffnen, lenkt dich ab. Du verlierst den Faden und brauchst eine Weile, um zurück in deine Aufgabe zu finden. Indem du deine E-Mails nur zu festgelegten Zeiten prüfst, minimierst du diese Unterbrechungen und bleibst fokussiert.

2. Weniger Stress und bessere Entscheidungsfindung

Das ständige Überprüfen der E-Mails sorgt für eine ständige Informationsflut, die unseren Stresspegel unnötig erhöht. Du wirst nicht nur durch die E-Mails selbst abgelenkt, sondern auch durch die mentale Belastung, die mit der Notwendigkeit verbunden ist, auf jede Nachricht schnell zu reagieren. Ein strukturierter Zeitplan für das E-Mail-Management hilft, den Überblick zu behalten und Entscheidungen klarer zu treffen, ohne von der Hektik und Dringlichkeit einzelner E-Mails überwältigt zu werden.

Beispiel: Ein Teamkollege schickt dir eine E-Mail mit einer Anfrage, die nicht dringend ist. Du hast jedoch gerade eine Deadline für ein anderes Projekt und fühlst dich gestresst, weil du zwischen den Aufgaben jonglierst. Wenn du diese E-Mail erst später bearbeitest, wenn du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst, wirst du mit einem klareren Kopf antworten und nicht aus einem Zustand der Panik heraus agieren.

3. Zeit für tieferes Nachdenken und bessere Ergebnisse

Das schnelle Überfliegen und Antworten auf E-Mails hindert uns daran, tief in Themen einzutauchen und durchdachte Entscheidungen zu treffen. Wenn du dir Zeit nimmst, E-Mails in ruhigeren, fest eingeplanten Zeitfenstern zu prüfen, hast du die Gelegenheit, durchdachter zu reagieren und dich nicht in oberflächlichen, hastigen Antworten zu verlieren. Du kannst deine Gedanken ordnen, anstatt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen.

Beispiel: Wenn du an einem kreativen Konzept arbeitest, ist es wichtig, dass du dir Zeit nimmst, um die Inhalte zu entwickeln, ohne dich durch eingehende E-Mails ablenken zu lassen. Hast du einen festgelegten Zeitraum, in dem du deine E-Mails bearbeitest, kannst du diese Zeit besser planen und deine Arbeit ohne Unterbrechungen fortsetzen. Das führt zu qualitativ besseren Ergebnissen und einer tiefergehenden Reflexion.

4. Optimierung deiner Arbeitsgewohnheiten

Indem du bewusst nur zu bestimmten Zeiten auf deine E-Mails schaust – zum Beispiel morgens nach dem Start des Arbeitstags und nachmittags vor Feierabend – schaffst du eine bessere Struktur in deinem Arbeitstag. Dies hilft dir, produktiver zu arbeiten, weil du weniger Zeit mit der Überprüfung von Nachrichten und mehr Zeit mit den wesentlichen Aufgaben verbringst.

Beispiel: Wenn du deine E-Mails nur zweimal am Tag überprüfst, hast du klare Arbeitszeiten für deine wichtigsten Aufgaben. Statt dich von jeder eingehenden Nachricht ablenken zu lassen, kannst du dich auf deine Aufgaben konzentrieren und später gezielt auf E-Mails reagieren. Das hilft dir, deinen Tag besser zu organisieren und deine Energie effizient zu nutzen.

5. Vermeidung von „E-Mail-Overload“

Es gibt Tage, an denen du hunderte von E-Mails erhältst – und nicht alle sind relevant oder dringend. Wenn du ständig deine Inbox überprüfst, hast du das Gefühl, immer auf dem neuesten Stand zu sein, aber du läufst Gefahr, dich in einer riesigen Menge an nicht priorisierten Informationen zu verlieren. Indem du den Zugriff auf deine E-Mails auf zwei Mal pro Tag beschränkst, reduzierst du den „E-Mail-Overload“ und sorgst dafür, dass du nur das bearbeitest, was tatsächlich wichtig ist.

Beispiel: Wenn du nur zweimal täglich deine E-Mails überprüfst, wirst du feststellen, dass sich viele Nachrichten entweder selbst erledigen oder weniger wichtig sind als zunächst gedacht. Viele E-Mails benötigen gar keine sofortige Antwort und können problemlos bis zum nächsten Check warten. Das hilft dir, deine Aufmerksamkeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu richten.

6. Stärkung der Work-Life-Balance

Das ständige Überprüfen von E-Mails, vor allem nach Feierabend oder am Wochenende, kann unsere Work-Life-Balance erheblich beeinträchtigen. Wenn du dich ständig von der Inbox fesseln lässt, bist du nie wirklich „abgeschaltet“ und erhöhst das Risiko für Burnout. Indem du festlegst, dass du E-Mails nur zu bestimmten Zeiten prüfst, trennst du Arbeit und Freizeit klarer und gewährleistest, dass du auch wirklich abschalten kannst.

Beispiel: Stell dir vor, du verbringst den Abend mit deiner Familie und deine E-Mails ploppen immer wieder auf deinem Handy auf. Du reagierst vielleicht auf ein paar Nachrichten, und plötzlich bist du wieder in der „Arbeitsmode“ – auch wenn du eigentlich abschalten wolltest. Ein festgelegter Zeitraum für das E-Mail-Checken hilft dir, in deiner Freizeit nicht ständig in Gedanken bei der Arbeit zu sein.

Fazit: E-Mails bewusst und gezielt managen

Die ständige Kontrolle der E-Mails kann die Produktivität beeinträchtigen und zu unnötigem Stress führen. Durch das Setzen von festen Zeiten, in denen du deine E-Mails prüfst – zum Beispiel zweimal am Tag – kannst du den Überblick behalten, fokussiert arbeiten und deine Work-Life-Balance wahren. So schaffst du nicht nur Raum für tiefere Arbeit und bessere Ergebnisse, sondern auch für mehr Lebensqualität außerhalb der Arbeit.